ePA – Die elektronische Patientenakte
Ab 2021 können gesetzlich Versicherte mit der ePA ihre Gesundheitsdaten in einer Art digitalem Patientenbuch speichern. Die Nutzung der ePA ist freiwillig und nur die Versicherten selbst entscheiden, welche Dokumente in der ePA gespeichert werden und wer Zugriff darauf erhält. Ob überhaupt eine ePA angelegt wird, entscheidet der Patient alleine.
Nach dem Notfalldatenmanagement (NFDM) und dem elektronische Medikationsplan (eMP) folgt die elektronische Patientenakte (ePA) als weitere medizinische Anwendung der Telematikinfrastruktur. Dafür sind kostenpflichtige Erweiterungen der Konnektor-Software und dem PsyPrax32-Programm notwendig, die Sie von Ihrer KV erstattet bekommen.
Ab der Konnektor-Version 4.1.3 sind die notwendigen Anpassungen umgesetzt, im PsyPrax-Programm ab der Version 3.8.2.
Der eHBA/ePtA kann über unser Partnerportal medisign bestellt werden.
Sollten Sie weitere Fragen über die unten stehenden Fragen hinaus haben, richten Sie Ihre Anfrage bitte an ehealth@psyprax.de
Fragen zur notwendigen Technik, Bestellung, Verfügbarkeit
• 400 Euro einmalig für das Upgrade zum ePA-Konnektor (PTV4), 250 Euro einmalig für das Upgrade zum ePA-Konnektor (PTV5)
• 350 Euro einmalig für die PVS-Anpassung
• 8,92 Euro für die laufenden Betriebskosten (pro Monat)
Für Psychotherapeut*innen in einer Privatpraxis besteht keine Ausweispflicht. Sie benötigen einen ePtA nur, wenn Sie auch die Telematikinfrastruktur nutzen wollen.
Ob Angestellte in Krankenhäusern einen ePtA benötigen, hängt von dem jeweiligen Krankenhaus ab und muss bei der Krankenhausleitung erfragt werden.
Einen ePtA können nur approbierte Psychotherapeut*innen beantragen, Psychotherapeut*innen in Ausbildung dagegen nicht.
Quelle: Psychotherapeutenkammer Niedersachsen (externer Link)
Fragen zur elektronischen Patientenakte
Es wird beispielsweise möglich sein, Röntgenbilder oder Arztberichte in der ePA abzulegen, aber auch Blutwerte, Informationen zu Allergien, Impfungen, Medikation und Vorbehandlungen.
Erstmal nur der Versicherte selbst. Zudem kann der Versicherte Ärzten und Psychotherapeuten eine zeitlich begrenzte Zugriffsberechtigung auf seine ePA gewähren.
Zum Erteilen eines zeitlich limitierten Zugriffsrechts wird die elektronische Gesundheitskarte des Versicherten eingelesen, und der Versicherte muss seine persönliche Geheimzahl am Kartenlesegerät der Praxis eingeben. Behandler können dadurch zunächst nur gemeinsam mit dem Versicherten und nach expliziter Freigabe vom Versicherten auf die ePA zugreifen.
Wie lange das Zugriffsrecht gilt, ist vom Versicherten festlegbar. Der Zugriff kann beispielsweise für einen Tag, oder gerade bei einer längerfristigen Behandlung auch für einen längeren Zeitraum wie ein Jahr erteilt werden. Das zeitlich begrenzte Zugriffsrecht kann vom Versicherten jederzeit widerrufen werden, beispielsweise unter Verwendung einer eigens für die ePA bereitgestellten App.
In Zukunft können Versicherte auch anderen an die Telematikinfrastruktur (TI) angebundenen Leistungserbringer, beispielsweise Apotheken, Krankenhäusern oder Zahnärzten temporären Zugriff auf ihre ePA erteilen.
Nur wenn der Patient es ausdrücklich erlaubt (temporäres Zugriffsrecht), ist es dem Behandler möglich, ein Dokument in der ePA abzulegen.
Ärzte und Psychotherapeuten mit vom Patienten erteilten Zugriffsrecht können über die TI ein Dokument aus PsyPrax32 in die ePA hochladen. Dabei wird das für die ePA ausgewählte Dokument in die ePA kopiert und ist damit weiterhin in PsyPrax32 gespeichert. Das Hochladen des Dokuments muss gezielt vorgenommen werden, Dokumente werden nicht automatisch in der ePA gespeichert.
Ein Leben lang, außer der Patient löscht sie.
Für das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von Patientendaten in der ePA können Ärzte und Psychotherapeuten Leistungsziffern abrechnen. Diese werden zum Teil noch verhandelt, teilweise stehen sie schon fest. Die KBV hat zur Vergütung für das Befüllen der ePA folgende Informationen (externer Link) veröffentlicht.
Ziel ist es, dass MIO für jedes System lesbar und bearbeitbar sind. Informationen sollen so deutlich leichter zwischen den einzelnen Akteuren im Gesundheitswesen ausgetauscht werden. Im Jahr 2020 hat die KBV planmäßig vier medizinische Informationsobjekte festgelegt: den Impfpass, das Zahnärztliche Bonusheft, den Mutterpass und das Kinder-Untersuchungsheft.
Webseite der KVNO zur Telematikinfrastruktur (Stellvertretend für alle KVen, die alle meist sehr gute und umfangreiche Informationen bereit stellen.)
Webseite der KBV zur elektronischen Patientenakte
Webseite der gematik zur elektronischen Patientenakte
eAU – Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Seit dem 01. Oktober dieses Jahres befinden wir uns in der Einführungsphase für den Versand der eAU. Zunächst werden nur die Daten für die Krankenkasse online übermittelt. Um an der Einführungsphase teilnehmen zu können, haben wir Ihnen die wichtigsten Informationen zusammengetragen.
Hier die Voraussetzungen für die digitale Übermittlung der eAU-Daten:
• Anschluss an die Telematik-Infrastruktur
• E-Health-Konnektor
• KIM-Dienst
• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
Um eAU-Daten digital versenden zu können, brauchen Sie einen TI-Anschluss. Zusätzlich benötigen Sie eine KIM-Email-Adresse, die Sie über einen KIM-Dienst
erhalten. PsyPrax32 muss entsprechend erweitert werden, um AU-Bescheinigungen digital erstellen, versenden oder ggf. ausdrucken zu können.
Der Konnektor sollte mindestens die Produkt-Typ-Version 3 (PTV3) aufweisen, also ein eHealth-Konnektor sein. Dies ist wichtig, damit Sie digital signieren können.
Für die elektronische Signatur wird zusätzlich ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) mit dazugehöriger PIN benötigt. Ärzte, die am 1. Oktober noch keinen eHBA haben, können übergangsweise die SMC-B-Karte zum Unterschreiben nutzen. Eine SMC-B-Karte haben alle an die TI angeschlossenen Praxen.
Es gibt zwei verschiedene Arten zu Signieren: die Stapel- und die Komfortsignatur.
Bei der Stapelsignatur können Sie am Ende des Tages den gesamten vorbereiteten elektronischen Dokumentenstapel signieren und versenden.
Bei der Komfortsignatur können Sie für einen bestimmten Zeitraum jeweils bis zu 250 Signaturen freigeben. Soll ein Dokument signiert werden, müssen Sie dies nur noch bestätigen. Die Komfortsignatur ist mit der Konnektor- Version 4.10.1 möglich.
Die KBV empfiehlt für die eAU die Komfortsignatur, da die Daten sofort unterschrieben und versandt werden können. Eventuelle Probleme bei der Datenübermittlung, die aufgrund einer TI-Störung möglich sind, werden sofort erkannt, und der Arzt kann dem Patienten die Ausdrucke mitgeben.
Ist bereits beim Ausstellen klar, dass die eAU nicht versandt werden kann, händigt der Arzt dem Patienten alle drei Formulare aus. Der Patient versendet diese an seiner Krankenkasse und seinem Arbeitgeber.
Stellt die Praxis erst später fest, dass eine eAU auch nicht am nächsten Tag digital versandt werden kann, versendet die Praxis die Papierbescheinigung an die Krankenkasse. Um dieses für die Praxen aufwendigere Ersatzverfahren zu vermeiden, empfehlen wir die Nutzung der Komfortsignatur, die Probleme beim digitalen Versand in der Regel sofort erkennen lässt.
Wichtig: Wenn die Signierung mit dem eHBA aus technischen oder anderen Gründen, die nicht in der Verantwortung des Arztes oder der Ärztin liegen, nicht möglich ist, werden die eAUs mit dem Praxisausweis (SMC-B) signiert.
Sollten uns größere Störungen bekannt sein, werden wir Sie informieren.
Für Hausbesuche gilt: Da in der TI noch keine Mobilübertragung möglich ist, sind zwei Optionen ausführbar. Die Daten müssen in jedem Fall via TI an die Krankenkasse versandt werden. Deshalb ist ein Blanko-Vorausdruck für den Patienten und den Arbeitgeber oder dessen nachträgliche Ausstellung möglich.
KIM – Kommunikation im Medizinwesen
KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen.
KIM ist für die Telematik-Infrastruktur das, was Sie im freien Internet als E-Mail kennen gelernt haben. Ein großer Unterschied sind die Sicherheitsziele, die bei der Planung von KIM umgesetzt worden sind.
Ziel von KIM ist es, eine sektorenübergreifende sichere elektronische Kommunikation im Gesundheitswesen zu ermöglichen.
KIM-Adressen sind auch über PsyPrax erhältlich. Ab der PsyPrax-Version 3.13.1 ist es möglich, KIM-Adressen direkt aus dem Programm heraus zu bestellen.
Um Ihnen den Bestell- und Installationsprozess so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir diese Vorgänge vollumfänglich in PsyPrax integriert. Mithilfe Ihres eHBA sind Sie außerdem in der Lage, das Bestellformular ohne weiteren Aufwand zu signieren und direkt an uns zu übermitteln. Ist dies geschehen, wird KIM automatisch mit Ihrer gewünschten KIM-Adresse eingerichtet. Im Anschluss können Sie problemlos KIM-Nachrichten, eArztbriefe oder auch eine eAU versenden.
Damit Sie von diesem Angebot Gebrauch machen können, folgen Sie der Anleitung im PsyPrax. Diese finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe –> KIM Bestellung.
Aktuell besteht für psychologische Psychotherapeut:innen und KJP keine Pflicht zur KIM-Nutzung.
Alle Ärzt:innen müssen seit dem 31.12.2021 ein KIM-Postfach haben, um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zu versenden.
Die gematik GmbH hat dazu ein anschauliches Video produziert:
Dies bedeutet:
Bei KIM können sich alle Beteiligten darauf verlassen, dass die Nachricht wirklich von dem Empfänger kommt, der Ihnen angezeigt wird, da die Nachrichten signiert werden (Schutzziel: Authentizität).
Außerdem sorgt die Signatur dafür, dass eine unbemerkte Manipulation der Nachricht nicht möglich ist (Schutzziel: Integrität).
Die automatische Verschlüsselung der Daten auf Basis der Praxisausweise bzw. elektronischen Heilberufsausweise (eHBA/ePtA) schützt die Inhalte vor ungewünschten Mitlesern (Schutzziel: Vertraulichkeit).
Zusätzlich können Zustell- oder Lesebestätigungen verlässlich genutzt werden (Schutzziel: Nichtabstreitbarkeit des Transports).
KIM wurde als sicheres Übermittlungsverfahren nach §291b Abs. 1e SGB V konzipiert. Dies stellt die Basis für eine mögliche Vergütung der Nachrichten dar, die Sie mit KIM versenden.
Zum sicheren Austausch von sensiblen Daten im Gesundheitswesen, z.B. Arztbriefe, Laborwerte. Außerdem können Sie Ihre verschlüsselte Abrechnungsdatei mit einem Klick aus PsyPrax32 heraus an Ihre KV senden.
Zukünftig ist es denkbar, z.B. den Konsiliarbericht vor Beginn einer Psychotherapie oder sogar PTV-Formulare digital versenden zu können. Aktuell ist dies noch nicht möglich.
Um KIM nutzen zu können, muss Ihre Praxis an die Telematik-Infrastruktur angeschlossen sein.
Sie brauchen also
• einen eHealth-Konnektor
• ein eHealth- Kartenlesegerät
• sowie mindestens einen Praxisausweis (SMC-B).
• für bestimmte Funktionen, wie das Versenden eines eArztbriefes, eAU oder eRezeptes brauchen Sie zusätzlich einen eHBA für die Signatur. Den eHBA brauchen Sie auch, um die Bestellung einer KIM-Adresse aus dem Programm heraus zu signieren.
Alle Infos zur KIM-Bestellung finden Sie im Programm unter Hilfe – KIM Bestellung.
Sobald Sie ihre KIM-E-Mail-Adresse haben, können Sie zum Verfassen Ihrer Nachrichten die E-Mail-Funktion von PsyPrax32 nutzen.
Zusätzlich können je versendeter Nachricht 0,28€ (GOP 86900) und je empfangener Nachricht 0,27€ (GOP 86901) abgerechnet werden, pro Quartal jedoch maximal 23,40€. Hinzu kommt für drei Jahre befristet eine extrabudgetär vergütete Strukturförderpauschale von ca. 0,11€ (GOP 01660) je versendeter Nachricht (ohne Maximalbegrenzung). Darüber kann also ein zweites (z.B. persönliches eHBA) Postfach gegenfinanziert werden.
Hier (externer Link) finden Sie die aktuelle TI-Finanzierungsübersicht der KBV.
Wir empfehlen jeder Praxis, ein Praxispostfach (also über die SMC-B) zu nutzen und den Heilberufsausweis (eHBA) nur für Signaturvorgänge zu benutzen.
Warum: Die Verwaltung und Konfiguration eines Behandlerpostfaches (das auf dem eHBA basiert) halten wir für unnötig kompliziert, da z.B. der eHBA bei jedem Abruf des Postfaches gesteckt und freigeschaltet sein muss.
Wenn Sie planen, die Komfortsignatur für das eRezept oder die eAU (externer Link) zu nutzen, wird der eHBA für diesen Zweck „reserviert“ und die KIM-Nutzung müsste jedes Mal gezielt angesteuert werden. Nach der KIM-Nutzung wäre eine erneute Aktivierung der Komfortsignatur notwendig – was in unseren Augen das eigentlich erleichternde Prinzip der Komfortsignatur (1x PIN Eingeben für 250x signieren) ad absurdum führt.
Daher empfehlen wir jeder Praxis, ein Praxispostfach (also über die SMC-B) zu nutzen und den Heilberufsausweis (eHBA) nur für Signaturvorgänge zu benutzen.
eRezept – Das elektronische Rezept
Ab dem 1. Januar 2022 müssen Ärzte und Arztinnen bei apothekenpflichtigen Arzneimitteln, die über die Kasse abgerechnet werden, ein eRezept ausstellen. Die Verordnung wird dabei zunächst wie gewohnt in PsyPrax32 ausgestellt. Anstatt dem Ausdruck auf Papier, wird die Verordnung über den eHBA signiert und auf den eRezept-Server hochgeladen. Der Patient benutzt entweder eine App und bekommt darüber eine Info, dass eine Verordnung für ihn bereit liegt, oder Sie drucken ihm aus PsyPrax32 heraus einen Token-Code aus, mit der er die Verordnung in der Apotheke einlösen kann.
Die folgenden Verordnungen werden erst in weiteren Ausbaustufen ermöglich oder sogar verpflichtend:
• BtM-Rezepte
• T-Rezepte
• Verordnung von sonstigen nach §31 SGB V einbezogenen Produkten (etwa Verbandmittel und Teststreifen)
• Verordnung von Hilfsmitteln
• Verordnung von Sprechstundenbedarf
• Verordnungen zu Lasten von Sonstigen Kostenträgern
• Verordnungen für GKV-Versicherte ohne Vorhandensein einer Versichertennummer (bei Erfassung der VSD im Ersatzverfahren)
• Verordnungen von Digitalen Gesundheitsanwendungen
Gut aufbereitete Patienten-Informationen finden Sie hier (externer Link).
NFDM/eMP – Das Notfalldatenmanagement und der elektronische Medikationsplan
Zu Beginn wurde die Telematik-Infrastruktur genutzt, um in den Praxen das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) durchzuführen. Dabei werden die Patientendaten die auf der eGK gespeichert sind mit den vorhandenen Daten der jeweiligen Kasse abgeglichen und ggf. aktualisiert.
Die nächsten medizinischen Anwendungen der TI waren das Notfalldatenmanagement (NFDM) und der elektronische Medikationsplan (eMP). Dafür waren kostenpflichtige Erweiterungen der Konnektor-Software und dem PsyPrax32-Programm notwendig, die Sie von Ihrer KV erstattet bekamen. Aktuelle Bestellungen werden mit dieser Funktionalität ausgeliefert.
Ab der Konnektor-Version 3.5.2 sind die notwendigen Anpassungen umgesetzt. Die Integration der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist darin enthalten, was in Verbindung mit dem eHBA, der PsyPrax32-Programmerweiterung und dem Konnektor-Upgrade das Notfalldatenmanagement ermöglicht.
Die Erweiterung der PsyPrax32-Software und des TI-Konnektors, mit den neuen Funktionen (NFDM und eMP), ist für alle Ärzte und Psychotherapeuten verpflichtend, um für die weitern Ausbaustufen qualifiziert zu sein.
Für Rückfragen zu den Modulen eMP und NFDM stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte stellen Sie diese ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse: ehealth@psyprax.de
Wir übermitteln in der Abrechnungsdatei, die Sie am Quartalsende an Ihre KV schicken, den Versionsstand des Konnektors. Bei manchen KVen wird der Erstattungsbetrag automatisch ab der Konnektor-Version 3.5.2 mit der nächsten Abschlagszahlung ausgezahlt. Der Erstattungsprozess kann bei manchen von Ihnen also bereits eingeleitet sein.
Andere KVen sehen vor, dass Sie im KV-Portal mitteilen, ob die Betriebsbereitschaft für die Fachanwendungen NFDM und eMP gegeben ist. Den Stand oder den Ablauf der Erstattung erfragen oder schauen Sie bitte bei Ihrer KV nach.
Wir haben Ihnen eine Linkliste mit den Informationen der KVen zusammengestellt:
Alle Nutzer des Konnektors bekommen diese Beträge vollständig erstattet.
Die Finanzierungsvereinbarung der NFDM/eMP-Ausstattung können Sie der Homepage der KBV entnehmen.
Grundsätzlich brauchen alle Behandlerinnen und Behandler einen eHBA/ePtA, um auf Gesundheitsdaten zugreifen zu dürfen.
Sie können den eHBA/ePtA bei unserem Partnerportal bestellen unter www.eHBA.de/psyprax
Anlegen eines eMedikationsplans
Auslesen eines eMedikationsplans
Die Finanzierungsvereinbarung der NFDM/eMP-Ausstattung können Sie der Homepage der KBV entnehmen.
Informationen zum eMP:
KBV (externer Link)
gematik (externer Link)
Informationen zum NFDM:
KBV (externer Link)
gematik (externer Link)