Mit der E-Rechnung kommen auch auf psychotherapeutische Praxen neue Anforderungen zu. Für Rechnungen an Patient:innen ändert sich dadurch jedoch grundsätzlich nichts.
Die Begriffe „E‑Rechnung“, „per Mail verschickte PDF-Rechnung“ und „Digitale Patientenrechnung“ werden häufig verwechselt. Dahinter verbergen sich aber unterschiedliche Verfahren.
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Die E‑Rechnung betrifft vor allem Rechnungen zwischen Unternehmen.
- Eine einfache PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.
- Psychotherapeutische Praxen müssen seit 2025 E‑Rechnungen empfangen können.
- Für Rechnungen über psychotherapeutische Behandlungen an Patient:innen besteht grundsätzlich keine E‑Rechnungspflicht.
- Die Digitale Patientenrechnung der gematik ist ein separates, freiwilliges Verfahren.
- Auch psyprax wird Rechnungen an Kund:innen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben umstellen.
Was ist der Unterschied zwischen E‑Rechnung und Digitaler Patientenrechnung?
Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Sie betrifft vor allem den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und basiert auf steuerrechtlichen Vorgaben. Die darin enthaltenen Daten können von Buchhaltungsprogrammen automatisch verarbeitet werden. Eine per E‑Mail verschickte PDF-Datei ist keine E‑Rechnung im steuerrechtlichen Sinne.
Die Digitale Patientenrechnung (DiPag) ist dagegen ein Fachdienst der gematik. Darüber sollen Rechnungen für Leistungen außerhalb des Sachleistungsprinzips künftig digital bereitgestellt werden können, beispielsweise Rechnungen an privatversicherte oder selbstzahlende Patient:innen.
Was gilt für psychotherapeutische Praxen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für psychotherapeutische Praxen – unabhängig davon, ob sie ausschließlich umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen erbringen. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. E-Rechnungen sollten im ursprünglichen Format aufbewahrt und ordnungsgemäß an Buchhaltung oder Steuerberatung weitergegeben werden. Praxen können E-Rechnungen beispielsweise von Software- und IT-Anbietern, Telekommunikationsunternehmen, Bürobedarfslieferanten, Handwerksbetrieben oder Beratungsunternehmen erhalten.
Für Rechnungsaussteller gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026: Papier- und mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen sind weiterhin möglich.
- 2027: Diese Übergangsregel gilt noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Die umsatzabhängige Übergangsregel endet.
Eine psychotherapeutische Praxis muss nur dann selbst eine steuerrechtliche E‑Rechnung ausstellen, wenn sie eine entsprechend relevante Leistung an ein anderes Unternehmen oder Institut erbringt, etwa bei Supervisionen, Beratungsleistungen, betrieblichen Präventionsangeboten, bestimmten Gutachten oder Fortbildungen. Ob eine solche Leistung tatsächlich umsatzsteuerpflichtig ist (und damit eine E‑Rechnung ausgestellt werden muss), hängt vom Einzelfall ab.
Zudem gelten Ausnahmen, beispielsweise für Kleinunternehmer:innen und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Abstimmung mit der eigenen Steuerberatung.
Rechnungen über psychotherapeutische Behandlungen an Patient:innen sind davon grundsätzlich nicht betroffen. Sie werden üblicherweise an Privatpersonen gestellt und betreffen regelmäßig umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen.
Was ändert sich bei psyprax?
Ab dem 01.01.2027 versendet psyprax Rechnungen an Kund:innen als E-Rechnung. Für die Empfänger:innen ändert sich optisch nichts: Die erforderlichen maschinenlesbaren Informationen sind im Hintergrund eingebettet. Die Rechnungsstellung aus der psyprax-Software an Patient:innen ist davon nicht betroffen.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die steuerliche Einordnung einzelner Leistungen sollte mit der eigenen Steuerberatung abgestimmt werden.