Seit 01.10.2025 besteht für berechtigte Praxen die Verpflichtung zur Nutzung der elektronischen Patientenakte. Krankenkassen legen automatisch für alle gesetzlich Versicherten eine ePA an, sofern diese nicht aktiv widersprechen (Opt-Out-Verfahren). Auch Privatversicherte können die ePA nutzen.
Wichtig für Praxen: Das Vorliegen der ePA-Anwendung ist Voraussetzung für die Zahlung der monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung.
Welche Daten enthält die ePA und wie wird die Befüllung vergütet?
Gespeichert werden können unter anderem Arztbriefe, Befunde, Entlassbriefe, Röntgenbilder, Medikationspläne, Impfausweis, Mutterpass, das Zahnbonusheft und die Patientenverfügung. Neben den Praxen sind auch Krankenhäuser oder Zahnärzte verpflichtet, bestimmte Daten in die ePA einzustellen. Darüber hinaus werden bestimmte Daten automatisch in die ePA übertragen, zum Beispiel die per eRezept verordneten Medikamente und die Abrechnungsdaten der Praxen. Die Versicherten können auch selbst Daten ergänzen, beispielsweise aus Gesundheits- und Fitness-Apps.
Gemäß der Befüllungspflicht müssen folgende Daten seit 1.10.2025 in die ePA eingetragen werden, sofern diese in der aktuellen Behandlung erhoben wurden und elektronisch vorliegen:
- Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
- Befundberichte aus bildgebener Diagnostik
- Laborbefunde
- eArztbriefe
Auf Patientenwunsch müssen außerdem folgende Daten eingepflegt werden:
- Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP)
- eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie)
- Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende
- Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen
- Elektronische Abschrift der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Behandlungsdokumentation
Das Einpflegen von Informationen in Papierform ist nicht Aufgabe der Praxen. Versicherte haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass ihre Krankenkasse medizinische Dokumente, die auf Papier vorliegen, digitalisiert (zweimal innerhalb von 24 Monaten für jeweils bis zu zehn Dokumente). Auch Versicherte können Arztbriefe, Befunde etc. einscannen oder abfotografieren und über die ePA-App ihrer Krankenkasse in der ePA hinterlegen.
Die Erstbefüllung sowie die laufende Befüllung der ePA wird nach GOP 01648 bzw. GOP 01647 extrabudgetär vergütet.
Welches Ziel verfolgt der Gesetzgeber mit der ePA?
In der ePA werden die Gesundheitsdaten der Versicherten von den verschiedenen Leistungserbringern wie Praxen, Krankenhäusern und Apotheken zusammengetragen und an einem zentralen Ort in digitaler Form abgelegt. Gesundheitseinrichtungen sollen so schnelleren und vollständigeren Zugriff auf relevanten Patientendaten erhalten, um beispielsweise Mehrfachuntersuchungen oder Wechselwirkungen bei Medikation zu vermeiden.
Wer kann auf ePA-Daten zugreifen?
Mit dem Einlesen der Gesundheitskarte erhalten Praxen bzw. andere Leistungserbringer „im Behandlungskontext“ für 90 Tage Zugriff auf die ePA, sofern die Versicherten der ePA nicht widersprochen, den Zugriff für bestimmte Gesundheitseinrichtungen widerrufen oder ausgewählte Dokumente verborgen haben. Patientinnen und Patienten können die Freigabe über ihre ePA-App verlängern und Praxen so dauerhaft Zugriff auf ihre Akte gewähren. Dokumente der ePA einsehen, hochladen, herunterladen oder markieren können Praxen über ihren sicheren TI-Zugang und das ePA-Modul der jeweils eingesetzten Praxisverwaltungssoftware.
Die ePA für alle wurde unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards und im Einvernehmen mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt. Die Daten werden verschlüsselt gespeichert und in der VAU (Vertrauenswürdige Anwendungsumgebung) der ePA verarbeitet. Zur Ablage werden die Dokumente mit einem individuellen Datenablageschlüssel verschlüsselt.
Die Versicherten können über eine App ihrer Krankenkasse auf die gespeicherten Informationen zugreifen, diese ergänzen, sperren oder löschen.
Die Krankenkassen stellen zwar das System der digitalen Akte zur Verfügung, erhalten aber keinen Zugriff auf die enthaltenen Daten.
Mehr Details zum Einsatz in der Praxis erfahren Sie auch auf unserer psyprax Hilfeseite
(aktualisiert: November 2025)
Quellen und vertiefende Informationen:
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Fortbildungsvideo der KBV für Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen