FAQ
Suche Bedienung FAQ Verwenden Sie die Suchfunktion um schneller Ihr gesuchtes Thema zu finden oder klicken Sie sich einfach durch unsere Themen.
    Fragen zur Finanzierungsvereinbarung
  1. Die Betriebsbereitschaft der verschiedenen Fachanwendungen können Sie über das Programm prüfen und nachschauen:
    In psyprax über den Menüpunkt Datei – Praxisdaten – BSNR – weitere Einstellungen

    Seit 1. Juli 2023 erhalten Praxen eine monatliche Pauschale, um die Installation und den Betrieb der Telematikinfrastruktur (TI) zu finanzieren. Voraussetzung für den Erhalt der TI-Pauschale ist laut BMG-Verordnung der Nachweis durch die Praxis, dass die folgenden Anwendungen in der jeweils aktuellen Version unterstützt werden:

    • seit 1. Juli 2023 Notfalldatenmanagement (NFDM) und elektronischer Medikationsplan (eMP)
    • seit 1. Juli 2023 elektronische Patientenakte (ePA)
    • seit 1. Juli 2023 Kommunikation im Medizinwesen (KIM)
    • seit 1. Oktober 2023 elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
    • ab 1. März 2024 elektronischer Arztbrief (eArztbrief)
    • ab 1. Januar 2024: elektronische Verordnungen (eRezept)

    Fehlt der Nachweis für eine der Anwendungen oder Dienste wird die monatliche TI-Pauschale um jeweils 50 Prozent reduziert. Fehlen mehrere Anwendungen, wird keine TI-Pauschale gezahlt.

    Sollten Sie noch keine KIM-Adresse haben, ist die Inbetriebnahme mit der Anleitung im psyprax unter dem Menüpunkt Hilfe – KIM-Bestellung möglich.

  2. Was die Erstattung der TI betrifft, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre KV. Die Preise für unsere Produkte haben wir Ihnen per Email zugesandt. Sie können Sie auch auf dieser Webseite unter den Preisen noch mal nachschauen.

  3. Die verschiedenen Produkttypversionen des Konnektors wurden zu folgenden Daten ausgeliefert:
    – PTV3 zum 01.04.2021
    – PTV4 zum 01.08.2021
    – PTV5 zum 01.01.2023

  4. Fragen zu KIM
  5. KIM ist ab Q3/2023 bei folgenden KVen verpflichtend:
    Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Hessen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen

    Ab Q4/2023 dann auch bei den anderen KVen.

  6. Im Programm-Menü finden Sie unter dem Abschnitt „Hilfe“ eine ausführliche Anleitung zur Bestellung des KIM. Es ist von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass Ihre psyprax-Software auf die Version 3.15.5 aktualisiert wurde, bevor Sie die folgenden Schritte ausführen.

    Nachdem Sie die Anleitung sorgfältig befolgt haben, werden in Ihrem KIM-E-Mail-Postfach 3 bis 4 E-Mails angezeigt. Bitte lesen Sie diese aufmerksam durch, es ist jedoch nicht erforderlich, auf sie zu antworten. Sollten Sie in einer dieser E-Mails eine Fehlermeldung feststellen, bitten wir Sie, uns darüber zu informieren.

    Die vierte E-Mail wird Ihnen bestätigen, dass Ihre Registrierung bzw. Aktivierung erfolgreich abgeschlossen wurde. Sobald Sie diese Nachricht erhalten haben, können Sie sicher sein, dass Ihre KIM-Adresse ordnungsgemäß eingerichtet ist.

    Um die Erreichbarkeit Ihrer KIM-Adresse bzw. des KIM-Moduls zu überprüfen, können Sie den Menüpunkt „Datei – Praxisdaten – BSNR – psyprax E-Mail“ verwenden und das KIM-Passwort eingeben. Falls es dabei zu Problemen kommt, liegt die Ursache häufig beim installierten Virenscanner.

  7. Sie finden die Daten zu Ihrer KIM E-Mail-Adresse an folgenden Stellen:
    In Ihrem psyprax-Programm unter

    Datei – Praxisdaten – Praxisort oder Betriebsstätten – psyprax E-Mail

    Bitte klicken Sie dort auf den Button KIM-Konto.
    Hier finden Sie Ihre KIM E-Mail-Adresse, Vertrags-ID und die Zertifikatsnummer.

    Darüber hinaus haben Sie an Ihre alternative E-Mail-Adresse insgesamt 4 E-Mails von KIM erhalten:

    Willkommen
    Registrierung
    Passwort
    Clientmodul Zertifikat

    Mit der Vertrags-ID können Sie die Passwort-Information in der E-Mail öffnen. Bitte archivieren Sie die empfangenen E-Mails, da sie z.B. bei einem Rechnerwechsel hilfreich sein können.

  8. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an kv.dox

  9. Fragen zur Konnektor- Laufzeitverlängerung
  10. Einmalig kostet die die Laufzeitverlängerung 499 Euro inkl. MwSt.

    Das Zertifikat wird für mindestens 8 Monate verlängert, maximal bis Ende 2025. Länger kann der Konnektor nicht betrieben werden.

    Zusätzlich brauchen sie eine neue gSMC-KT. Diese können Sie über diese Homepage zum Preis von 100 Euro inkl. MwSt. bestellen.

  11. Zur Vorbereitung der Konnektor-Laufzeitverlängerung müssen Sie zwingend

    • Ihr psyprax auf Version 3.16.3 aktualisieren
      sowie
    • Ihren Konnektor auf Version 5.50.3 aktualisieren.

    Anschließen können Sie unserem Leitfaden für die Laufzeitverlängerung folgen. Sie finden diesen im Programm unter der Menüzeile Hilfe ➜ Laufzeitverlängerung

  12. Ja, die Laufzeitverlängerung können Sie selbst wie folgt durchführen:
    die Laufzeitverlängerung ist über Ihr psyprax-Programm in der Menüzeile

    Konnektor(TI) ➜ SecuNet Konnektor ➜ Laufzeitverlängerung

    abrufbar.

    Die Einspielung der Laufzeitverlängerung erfolgt unmittelbar im Anschluss, dieser Vorgang dauert ca. 15 bis 30 Minuten.

    Nach erfolgreicher Einspielung finden Sie unter

    Konnektor(TI) ➜ Info

    im neuen Fenster gSMC-K(onnektor) das aktualisierte Zertifikatsablaufdatum 31.12.2025.

  13. Wir haben Ihnen in diesem Artikel die Vor- und Nachteile beider Varianten gegenübergestellt.

  14. Fragen zum Ablauf der Zertifikate
  15. Die Ablaufdaten Ihrer SMC-B, gSMC-KT oder des Konnektor-Zertifikats können Sie im psyprax-Programm  Menüpunkt Konnektor(TI) – Info einsehen.

    Die SMC-B- Karte (auch Praxisausweis genannt) werden direkt bei medisign von Ihnen bestellt. Mit dieser Karte authentifizieren Sie Ihre Praxis als berechtigte Teilnehmer:in in der TI. Wir erinnern Sie in der Konnektor-Ampel unten links im Programm daran. Auch medisign wird Sie 3 Monate vor Ablauf der Karte per E-Mail darüber informieren und Ihnen einen Link zur Nachbestellung schicken,
    Ihren eHbA / ePtA (elektronische Heilberufsausweis /elektronischer Psychotherapeutenausweis) müssen Sie bitte auch direkt bei medisign bestellen.

    Die gSMC-KT (Zertifikat für das Kartenlesegerät) ist im Paket psynapse+ enthalten und wird bei der Einrichtung von psynapse mit ausgetauscht. Ebenso die SMC-B, wenn diese vorliegt und nicht schon eher getauscht werden muss. Sollte die gSMC-KT viel eher als das Konnektor-Zertifikat ablaufen, geben Sie bitte kurz eine Rückmeldung an uns, wir kümmern uns dann, dass Ihnen die gSMC-KT aus dem psynapse-Paket früher zugeschickt wird.
    Wenn Sie eine Laufzeitverlängerung für Ihren Konnektor in Betracht ziehen, muss die gSMC-KT, sofern Sie nicht mehr lange gültig ist, neu bestellt werden. Dies können Sie auf dieser Homepage unter dem Menüpunkt Produkte tun: Jetzt bestellen 
    Bitte planen Sie ca. 2 Wochen Lieferzeit mit ein.

  16. Im psyprax Programm unter dem Menüpunkt „Konnektor(TI) – Neue Karten einrichten“ ist der Assistent zum Wechsel der Karten integriert. Zusätzlich haben wir Ihnen ein Video bereitgestellt, das den Wechsel der SMC-B-Karte Schritt für Schritt erklärt.

  17. Diese Meldung bezieht sich auf den Ablauf des Zertifikates für den Konnektor.

  18. Wenn Ihr Konnektor in Kürze durch einen neuen ersetzt wird oder Sie demnächst zu psynapse+ wechseln, ist das Update nicht unbedingt notwendig. Wenn die Zertifikate Ihres Konnektors noch recht lange gültig sind, brauchen Sie das Update jetzt nicht einspielen. Sollten Sie die Laufzeitverlängerung in Betracht ziehen, muss das Update 1 bis 2 Wochen vor dem Zertifikatsablauf eingespielt sein. Das Konnektor- Update wird ab Mitte Oktober 2023 durch eine Auto-Update Funktion automatisch gestartet.
    Wenn alle LEDs an Ihrem Konnektor leuchten oder blinken und alles normal funktioniert, brauchen Sie vorerst nichts zu tun.

  19. Den ePsychotherapeutenausweis und den eHeilberufsausweis bestellen Sie am besten dort, wo Sie Ihren Praxisausweis bestellt haben. Die meisten unserer Kund:innen haben bei unserem Vertragspartner  medisign bestellt.

  20. In unserem Hilfecenter unter Anleitungen finden Sie die Anleitung „PIN-Aktivierung des eHBA“. In dieser Anleitung wird beschrieben, wie die PINs des eHBA geändert werden.

  21. Fragen zu TI-Fehlermeldungen im Programm
  22. Die Wartungsampel im psyprax links unten kann doppelt angeklickt werden, um Fehler auszulesen. Sollte dort der herstellerspezifische Fehler 3 erscheinen, stören Sie sich bitte nicht weiter daran und ignorieren Sie diesen gerne.

  23. Klicken Sie die Meldung bitte doppelt an. Wenn Ihnen der herstellerspezifische „Fehler 3“ angezeigt wird, müssen Sie nichts tun.

  24. Für sämtliche weitere Probleme in Verbindung mit der TI empfiehlt es sich, die Geräte einmal neu zu starten. Sollte beispielsweise der Konnektor nicht mehr leuchten, betätigen Sie bitte den An/Aus-Knopf. Bei einem secunet-Anschluss finden Sie diese auf der Rückseite des Geräts, dort, wo die Kabel angeschlossen sind. Die Kartenleser können durch Drücken der STOP-Taste ausgeschaltet und durch Betätigen der OK-Taste wieder eingeschaltet werden.

  25. Im psyprax Programm haben Sie die Möglichkeit über den Menüpunkt Konnektor(TI) die benötigten TI-Routen neu setzen zu lassen.

    Der Aufruf der Portale sollte dann wieder funktionieren.
    Das Fenster, welches sich geöffnet hat, können Sie einfach wieder schließen.

  26. Meistens bezieht sich die Meldung darauf, dass beim psyprax-Programmstart die SMC-B (auch SM-B oder Praxisausweis genannt) freigeschaltet werden muss.

    Es ist eine gematik-Vorgabe, dass diese Karte gelegentlich beim Programmstart freigeschaltet werden muss. Dafür ist die PIN (nur Ziffern, 6 – 8stellig) nötig, die Sie bei der Installation notiert haben. Es ist NICHT die Admin-PIN des Kartenlesers (8stellig).
    Wenn also beim Programmstart die Freischaltung angefordert wird, klicken Sie bitte auf Freischalten, dann rauscht der Chipkartenleser, und Sie geben dort bitte die SMC-B-PIN (= Praxisausweis-PIN) ein.

    Die Meldung kann auch folgendes bedeuten: psyprax erhält über den Konnektor keinen Zugriff auf Ihren Praxisausweis (SMC-B) . Dies kann unterschiedliche Ursachen haben:
    1. Der Kartenleser selbst hat die Verbindung zum Konnektor verloren. In diesem Fall leuchtet am Kartenleser das kleine Netzwerk-Symbol nicht mehr. Hier sollte ein Neustart des Kartenlesers (und ev. ein danach Neustart des Konnektors) helfen.
    2. In seltenen Fällen steckt der Praxisausweis nicht mehr tief genug in einem der Kartensteckplätze auf der linken Seite des ORGA 6141 online.
    Sie sehen auf der linken Seite zwei Siegel-Aufkleber. Unter einem der beiden Siegel ist die „Gerätekarte für das Kartenlesegerät“ (gSMC-KT) verbaut und unter dem anderen Siegel Ihr Praxisausweis (SMC-B).
    Streichen Sie über die beiden Slotsiegel. Wenn Sie unter einem der Siegel spüren, dass eine der beiden Karten deutlich spürbar ist, dann drücken Sie mit einer Karte (EC, Kreditkarte, Versichertenkarte) die Karte unter dem Siegel sanft in den Slot.

  27. Es kann vorkommen, dass die TI gerade nicht erreichbar ist. Sie erhalten in so einem Fall  beim Karteneinlesen eine Fehlermeldung. In Ihrer Patientenliste wird das Chip-Symbol mit einem roten Kreuz angezeigt. Sie sollten eine Meldung bekommen, aus der Details hervorgehen. In aller Regel (z.B. wenn die TI nicht erreichbar ist) können Sie den Patienten trotzdem normal abrechnen, Sie haben hier nur keinen VSDM-Nachweis.

  28. Fragen zu psynapse+
  29. Unser Dienstleister für psynapse+ ist die slis services GmbH, also der gleiche Anbieter Ihrer Firewall. Der bestehende Vertrag der bisherigen Firewall wird von uns aufgelöst und in psynapse+ wieder neu aufgenommen. Sie brauchen nichts zu tun, wir übernehmen diese Schritte für Sie. Die laufenden Kosten für die bestehende Firewall fallen dann zukünftig weg, da sie ein Teil des psynapse+-Paketes ist.

  30. Sie bekommen bei psynapse+ safe zusätzlich die komplette KBV IT-Sicherheitsrichtlinie abgebildet, also auch sämtliche Software-Komponenten wie beispielsweise ein Anti-Virus-, oder Backup-Programm:

    • 100 % Erfüllung der KBV-IT-Sicherheitsrichtlinien
    • Alle Leistungen psynapse+
    • Zukunftsfähige Next Generation UTM-Firewall inkl. Monitoring zur frühzeitigen Erkennung von Störungen
    • Update-Service zur Gewährleistung einer immer aktiven und sicheren Firewall
    • Netzwerk-Dokumentation
    • Datensicherung inkl. Monitoring (100 GB)
    • Virenschutzprogramm inkl. Monitoring
    • Festplattenverschlüsselung
    • Sicheres und getrenntes WLAN-Netzwerk für Praxis und Patienten
    • Monitoring und Update-Service für Ihren PC
    • 20 Minuten pro Monat für IT-Fragen inklusive
    • Konfiguration sämtlicher Office-Produkte
    • Konfiguration sämtlicher Internet-Anwendungen
    • Erst-Audit zur Einhaltung der KBV IT-Sicherheitsrichtlinie
    • Hard- und Softwarekomponenten Made in Germany
  31. Bitte bestellen Sie psynapse+ so zeitnah wie möglich, um Engpässe zu vermeiden.  Sobald Ihnen die  Bestellbestätigung vorliegt, buchen Sie bitte auch sofort einen Pre-Check.

  32. Safe+ kostet einmalig 379 Euro und  monatlich 90 Euro inkl. MwSt.

  33. Solange psynapse+ noch nicht installiert wurde, ist dies für einmalig 379 Euro sowie monatliche Kosten von 90 Euro möglich. Nach Umstieg auf psynapse+ ist der Einmalbetrag höher. Dieser liegt dann bei 549 Euro.

  34. Nein, brauchen Sie nicht.

  35. Nein, dies ist nicht mehr möglich. Bei psynapse+ muss jeweils individuell ein Vertrag geschlossen werden.

  36. Fragen zur Software
  37. Klicken Sie auf im Programm-Menü auf  „Datei – Briefkopf/Stempel“. Wenn Sie das Logo entfernen möchten, entfernen Sie den Haken bei „Mit Logo“. Wenn Sie das Logo ändern möchten klicken Sie auf den Button „Logo ändern“. Sollten diese Möglichkeiten nicht angeboten werden, dann bitte erst eine Vorlage wählen. Nach Ihrer Änderung schließen Sie das Fenster mit OK, damit die Änderungen umgesetzt werden. Bitte beachten Sie: Es gibt drei verschiedene Briefköpfe, für Briefe etc., für Rechnungen und einen dritten für Atteste und Begleitschreiben an die Kasse, wenn links oben der Chipkopf gedruckt werden soll. Dann haben Sie für den Briefkopf nur die rechte Hälfte des Blattes zur Verfügung.

  38. Nicht bei allen, aber bei vielen Druckern wird merkwürdigerweise alles, was auf DIN A 5 gedruckt werden soll, so gedreht, dass es immer im Hochformat eingelegt werden muss. Dies hätte vielleicht Vorteile, wenn Sie ein zweites Fach für DIN A 5-Papier verwenden würden, was Sie aber normalerweise nicht tun. Wir haben das nicht erfunden, und es tritt sogar in der gleichen Praxis manchmal nur bei einzelnen Druckern auf, nicht bei allen. Wenn Sie ein Formular, das DIN A 5 quer ist, auch so einlegen wollen (oder DIN A 6 quer wie das Rezept) dann bitte so vorgehen: Formdruck- das Pünktchen umsetzten auf  Druckereinrichtung – und das gewünschte Formular anklicken. Es öffnet sich die Druckereinrichtung, dort erst die Papiergröße verdoppeln, also z.B. aus DIN A 5 DIN A 4 machen, und dann die Orientierung ändern, also von Quer auf Hoch. Die Einstellung ist dann  geändert, als würde ein DIN A 4-Blatt gedruckt, in dem auf der oberen Hälfte das gewünschte DIN A 5- Formular zu sehen ist. Wenn Sie  daraufhin ein DIN A 5 quer einlegen, entfällt die untere Hälfte. Sehr gute Drucker allerdings melden dann Papierstau, weil das Blatt nicht so lang ist wie erwartet.

  39. Die PAD-Nr. brauchen Sie für die Abrechnung mit privatärztlichen Verrechnungsstellen. Sie erhalten diese Nummer, wenn Sie sich dort anmelden. Sie wird dann in den Praxisdaten eingetragen.

  40. Schon seit 1/08 überträgt psyprax ganz automatisch die von Ihnen eingetragenen bewilligten und eingetragenen Stunden an die KV. Hierfür müssen Sie nichts tun, außer die Kontingente korrekt eingeben. Wenn Sie eine alten, schon ganz abgeschlossene Therapie (hier sind nicht Behandlungsabschnitte gemeint!) von einer laufenden Therapie abgrenzen wollen, weil der Patient nach einer Pause wiederkam, dann tragen Sie in der Kontingenteverwaltung in der Spalte „Beendet-am“ ein Datum ein. Sobald ein Datum gesetzt ist, fällt dieses Kontingent komplett aus jeglicher Berechnung heraus.

  41. Wenn ein Patient nach Ablauf des Quartals nicht abgerechnet werden kann, weil z. B. die Bewilligung noch nicht eingetragen werden konnte, nimmt psyprax diesen Schein automatisch aus der Abrechnung raus. Wenn Sie die Bewilligung im folgenden Quartal eintragen, wird der Schein automatisch in die Abrechnung aufgenommen. Diese Patienten/Scheine werden im Programm als Nachzügler bezeichnet.

    Bitte beachten Sie: ein Schein kann entweder ganz oder gar nicht abgerechnet werden. Es ist nicht möglich nur die Grundpauschale, Probatorik, Sprechstunde (also die nicht bewilligungspflichtigen Leistungen) abzurechnen und nur die nicht bewilligten Therapien zurück zu stellen. Der Schein wird  KOMPLETT aus der Abrechnung zurückgestellt und im nächsten Quartal dann auch komplett wieder mit aufgenommen.

  42. Klicken Sie auf den Patienten und dann auf Scheine. Entfernen Sie vorn beim Schein des betreffenden Quartals den Haken bei „abgerechnet“. Die Frage, ob die Leistungen entsprechend geändert werden sollen, beantworten Sie mit ja. Das ist alles.

  43. Wenn die 10 -Jahres-Frist verstrichen ist, können Sie Patient:innen im Programm löschen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

    • Rufen Sie im Programm „Listen – Patienten – Aktiv, Gruppierung, Chiffre, Löschen“
      auf.
    • Klicken Sie dort unten auf die Schaltfläche „Automatisch Markieren“,
      in dem folgenden Dialog wird Ihnen angeboten, alle Datensätze zu
      markieren, in denen Sie vor 10 Jahren die letzte Leistung abgespeichert
      haben. Der Vorschlag ist quartalsweise, also es wird immer der erste Tag des jeweiligen Quartals empfohlen.
      Bestätigen Sie diesen Dialog mit OK.
    • Optional können Sie anschließend auf „Markierte drucken“ klicken, um eine
      Liste zu erhalten, anhand derer Sie Ihre Papierakten aussortieren können. Mit dem Ausdruck können Sie auch belegen, dass Sie die Daten gelöscht haben.
    • Klicken Sie auf „Markierte löschen“ um die wie oben beschrieben
      markierten Datensätze zu löschen. Diese werden dann endgültig gelöscht.
  44. Fragen zur Privatabrechnung
  45. Sie können die Steuernummer im Programm eintragen unter  Datei – Praxisdaten – behandelnde Person – LANR. Die Steuernummer MUSS auf die Rechnung!

  46. Sie können die Rechnung in der Rechnungsliste noch mal ausdrucken. Diese finden Sie im Programm-Menü „Abrechnung – Rechnungsliste und Mahnungen“. Markieren Sie die gewünschte Rechnungszeile und klicken dann unter der Liste auf den Button „Rechnung wiederholen“.

  47. Sonstiges
  48. Figana ist ein eigenständiges Programm zur Auswertung von psychologischen Tests. Es wurde von Professor Grawe initiiert und entworfen. Seine Stärke liegt u.a. darin, die Messergebnisse mit vielen verschiedenen anderen Stichproben, Verläufen etc. in Beziehung setzen zu können und dafür aussagekräftige Grafiken auszugeben. Wir sind dabei, dieses von der Technik her in die Jahre gekommene Programm komplett neu zu programmieren, was noch einige Monate dauern wird.

  49. Sie können die Updates über das Programm heraus laden. Gehen Sie dazu im psyprax-Menü auf Datei- Internetupdate. Das Programm schließt sich selbst und fängt an, alle fehlenden Updates zu laden.

    Falls Ihr Praxisrechner keinen Internet-Zugang hat, können Sie hier den „Downloader“ installieren. Das ist eine kleine Software-Komponente, mit der Sie alle notwendigen Updates auf einen USB-Stick laden können. Mit einer kleinen Änderung in der Programmkonfiguration, ladet psyprax die Updates von dem angelegten Verzeichnis. Unter dem Download steht Ihnen eine Anleitung zur Verfügung.